Soms meldt een werknemer zich ziek en dan weet je het gelijk: dit is geen zuivere koffie.

Dit is een onterechte ziekmelding.

(Veruit de meeste meldingen zijn gewoon terecht natuurlijk: griep, een gebroken been, etc)

Wanneer een werknemer zich ziek meldt maar niet ziek is, is dat natuurlijk gewoon fraude.

Je hebt in zo’n situatie te maken met een onterechte ziekmelding.

De werknemer grijpt dan de ziekmelding aan om niet te werken.

Misschien heeft jouw werknemer geen zin.

Geen tijd (iets beters te doen).

Wellicht is hij ontevreden. Over zijn werk. Of over zijn leven.

Of heeft hij een conflict met jou. Dat kan natuurlijk ook.

Wat het ook is.

Jouw werknemer gebruikt de ziekmelding om niet te werken. Op jouw kosten. Want tijdens ziekte krijgt een werknemer zijn loon doorbetaald.

Als je als ondernemer niet veel ervaring hebt met dit soort ziekmeldingen, kun je makkelijk de verkeerde keuzes maken. En dat is duur leergeld. Wat je graag wil voorkomen.

Daarom:

5 stappen die je als ondernemer moet zetten bij een onterechte ziekmelding.

Volg deze 5 stappen en je bespaart je zelf veel ellende en onnodige verzuimkosten.

1- Je werknemer bellen

Natuurlijk. Daar begin je mee. Je belt de werknemer en vraagt wat er aan de hand is. De werknemer zal bereikbaar moeten zijn.

Is jouw werknemer onbereikbaar bij ziekte?

Dan heb je een reden om zijn loon op te schorten. Tot het moment waarop hij wel weer bereikbaar is. Als het goed is heb je een kort maar krachtig verzuimprotocol. Als je dat nog niet hebt, is dit een goed moment om dat op te stellen.

2- Afspraak maken

Als je je werknemer aan de telefoon hebt, maak je een afspraak met hem.

Om de ziekmelding te bespreken. En om samen een plan op te stellen om te komen tot werkhervatting. Dat heet een verzuimgesprek.

Ook hiervoor geldt dat jouw werknemer er aan mee moet werken. De werknemer moet immers er alles aan doen om te komen tot werkhervatting. Een verzuimgesprek voeren hoort daar bij.

Werkt jouw werknemer hier niet aan mee, dan mag je het loon (tijdelijk) stop te zetten.

Ondanks dat je weet wat er allemaal speelt, en wat de daadwerkelijke reden van de ziekmelding is, is niet handig om hier telefonisch al over in discussie te gaan. Hiervoor is stap 3.  Geef gewoon telefonisch aan dat je de ziekmelding spijtig vindt en dat je graag met in overleg wil over hoe je zo snel mogelijk kan komen tot werkhervatting.

3- Verzuimgesprek voeren

Je zit aan tafel met je ‘zieke’ werknemer.

Eindelijk.

Dit is het moment om toe te werken naar een herstelmelding.

De belangrijkste vraag die je stelt in dit gesprek:

Zijn er naast het medische verhaal nog andere zaken die besproken/opgelost moeten worden voordat je weer aan de slag kan?

Geeft je werknemer aan dat er geen andere problemen spelen, naast zijn medische situatie?

Prima, met deze werknemer hoef je je allen nog maar te concentreren op het reintegratietraject. Je kunt met hem gaan praten over werkhervatting. Vraag wanneer hij denkt weer volledig aan de slag te kunnen. Zet ‘m eventueel aan het werk met aangepast werk. Het is maar zeer zelden dat een werknemer volledig arbeidsongeschikt is, houdt dat in je achterhoofd.

Geeft je werknemer aan dat er naast zijn ziekte toch ook nog wat anders speelt? Prima, je zit bij elkaar aan tafel: los het op!

Is het een conflict op het werk?

Uitspreken en streep eronder. Dit kan nooit een reden zijn voor een ziekmelding.

Speelt er een vervelende thuissituatie? Kijk of je kan helpen. Maar leg de werknemer ook uit dat dit geen reden kan zijn om ziek thuis te zitten. Er zal naast het oplossen van de problemen thuis, ook gewoon gewerkt moeten worden.

Heeft je werknemer er geen zin meer in zijn werk? Geen zin – het wordt een eentonig verhaal – is ook geen ziekte en dus ook geen reden voor een ziekmelding. Bekijk of er een manier is waarop je toch samen invulling kan geven aan de arbeidsovereenkomst.

Als je merkt dat dat er niet in zit, vraag de werknemer gewoon of hij nog wel verder wil? Of dat hij liever wil praten over hoe jullie uit elkaar kunnen gaan.

Ondernemers zijn vaak bang om deze vraag te stellen. Onterecht vind ik. Het is een belangrijke vraag die je misschien wel moet stellen als je merkt dat je werknemer weinig gemotiveerd over komt.

4- Een goede bedrijfsarts inschakelen

Soms lukt het je met stap 1 t/m 3 het probleem al op te lossen.

Soms echter geeft een werknemer aan dat hij te ziek is en niet medisch gezien niet in staat is om het verzuimgesprek met jou aan te gaan.

OK. Dat moet je respecteren. Het zorgt voor een extra tussenstap: namelijk het inschakelen van een goede bedrijfsarts.

Een goede bedrijfsarts is onafhankelijk. Die komt op voor de belangen van werkgever en werknemer. Hij/zij zorgt er dus voor dat mensen die vanwege ziekte even niet kunnen werken, dat ook niet hoeven.

Maar een bedrijfsarts voorkomt ook dat werknemers de ziektewet misbruiken.

En dus in een situatie van een onterechte ziekmelding durven op te schrijven dat:

Ziekte niet de reden is waarom de werknemer niet werkt.

Wanneer je een terugkoppeling van de bedrijfsarts binnen hebt waarin dit zwart op wit staat kun je alsnog/nogmaals het gesprek aan met je werknemer.

Tip: schakel alleen een bedrijfsarts in waarin je vertrouwen hebt. Ik ben ervaringsdeskundige op dit gebied. Ik heb de afgelopen 10 jaar tientallen bedrijfsartsen versleten. Bedrijfsartsen die in mijn ogen te makkelijk meegingen in het verhaal van de werknemer. Inmiddels heb ik een mooi netwerk van goede bedrijfsartsen opgebouwd waar mijn vaste klanten van profiteren.

5- Los de problemen op.

De laatste stap.

Je gaat nu daadwerkelijk het probleem oplossen. Let wel dit moet snel gebeuren.

En dit kan ook snel gebeuren, want de bedrijfsarts heeft immers geconstateerd dat ziekte niet de reden is dat er niet gewerkt wordt. Met andere woorden:

Jullie hebben maximaal 2 weken de tijd om een oplossing te vinden voor de problemen die spelen, naast het eventuele medische verhaal.

En na die 2 weken ben jij niet langer verplicht om het loon door te betalen.

Dus of de problemen zijn dan opgelost. En jouw werknemer gaat weer aan de slag.

Of dat jij en je werknemer komen tot de conclusie dat het beter is om uit elkaar te gaan.

In beide gevallen zal er sprake zijn van een herstelmelding.

En daarmee is de onterechte ziekmelding werknemer, van tafel.