Even bellen met je zieke werknemer
Gewoon. Om te vragen hoe het gaat. Aantekeningen maken tijdens het gesprek. Aantekeningen na het gesprek uitwerken in een notitie. En de notitie vervolgens toevoegen aan het dossier in je verzuimsysteem.
Er zijn veel casemanagers die echt álles bijhouden en vastleggen van wat er gedurende de ziekteperiode gebeurt. Dus niet alleen de verplichte Poortwachterdocumenten. Maar ook alle belletjes, e-mails. Soms zie ik zelfs sms- en whatsapp-berichten bewaard worden. Voor de zekerheid. Baat het niet, dan schaadt het niet.
Maar dat is het punt.
Alles vastleggen schaadt je verzuimdossier wél. Het komt namelijk de overzichtelijkheid van het verzuimdossier niet ten goede.
Je verzuimdossier wordt een samengeraapt zooitje
Denk je dat een arbeidsdeskundige van het UWV snel een inschatting kan maken van de reintegratie inspanningen als er bij de WIA-aanvraag een hele ordner van aantekeningen en notities is bijgevoegd?
Ik denk het ook niet.
En er kleeft een tweede probleem aan deze manier van dossiervorming. Een nog veel groter probleem.
Dossiervorming kost jou als casemanager zeeën van tijd
Gedurende een ziekteperiode zijn er zoveel korte acties die je als casemanager uitvoert. Even bellen met de werknemer. Kort vooroverleg met de bedrijfsarts. Een mailtje naar de verzekeringsmaatschappij. Acties die ieder op zichzelf niet heel veel tijd kosten. Vaak minder dan 5 minuten. Maar als je ze allemaal vervolgens ook nog gaat vastleggen om in je verzuimdossier te stoppen, kost het wél veel tijd.
De vraag is dus:
Hoe krijg je een goed verzuimdossier, maar voorkom je dat je halve werkdag aan dossiervorming opgaat?
Ik heb een oplossing die voor mijzelf prima werkt.
Wat ik doe? Ik maak een onderscheid tussen gebeurtenissen en beslissingen. Gebeurtenissen komen niet in mijn verzuimdossier. Beslissingen wél.
Voorbeeld
Ik leg niet vast dat ik een werknemer heb gesproken en de situatie onveranderd blijkt (gebeurtenis). Ik maak wel een notitie wanneer de uitkomst van het gesprek is dat de werknemer het werk voor 2 uren per dag gaat hervatten (beslissing).
Nog een voorbeeld
Mijn gesprek met de bedrijfsarts als toelichting op de terugkoppeling leg ik niet vast (gebeurtenis). Wel laat ik de bedrijfsarts de terugkoppeling aanpassen als zo’n gesprek tot een aanscherping van zijn eerste beoordeling leidt (beslissing). Begrijp je het verschil?
Natuurlijk gaat het er niet om hoeveel je verzamelt, maar om wát je verzamelt
Uit een verzuimdossier moet snel duidelijk worden wat er na de ziekmelding is gebeurd qua re-integratie inspanningen en waarom. Als je je voortaan beperkt tot het vastleggen van beslissingen, wordt je verzuimdossier overzichtelijk. En gaat dossiervorming je bovendien veel minder tijd kosten.
Tijd die je weer kunt besteden aan het échte casemanagen. Wat uiteraard de kwaliteit van je verzuimdossier weer ten goede komt.
Mark Idzinga, Juni 2013
Leave a Reply